HERP導入で、それまで「点」だった候補者情報がタイムライン上で「線」となり、候補者一人ひとりが立体的に

株式会社Schoo
経営推進ユニット 人事 武井 優 様
株式会社Schoo HERP ATSインタビュー 経営推進ユニット 人事 武井 優 様
  • 採用の予算と運用フローを見直す中で、よりリーズナブル且つコミュニケーション面にメリットを感じHERP ATSを導入

  • テンプレート機能とタイムラインを駆使して、候補者の些細な情報もすべてストック情報としてHERP ATSに集約

  • 面倒だったログインやメール通知がなくなり、採用に関するコミュニケーションはHERP ATSとSlackで完結

株式会社Schooについて教えてください。

「世の中から卒業をなくす」をMissionに個人向けにSchooという「大人たちがずっと学び続ける生放送コミュニティ」サービスの運営と、このSchooのコンテンツを企業の人材育成にお役立て頂くための法人向けサービスを展開しています。

採用フロー全体を見直す中で、「コミュニケーション」の改善を図るためHERP ATSを導入。

採用フロー全体を見直す中で、「コミュニケーション」の改善を図るためHERP ATSを導入。
採用管理について、課題に感じていたことを教えてください。

ある時から母集団を形成できてはいるものの、内定まで至らないケースや内定辞退が起こるようになり、採用目標を達成できていない状況が続いていました。採用フロー全体の見直しを行う中で、「やりきれていないことがまだまだたくさんある」と感じ、ATSも見直すことになりました。それまで使っていたATSは私が入社する前から使っていたのですが、そこには面談や面接後の選考結果のA/Bなど定量評価だけを残していて、それ以外の定性情報はSlackで各職種ごとのチャンネルをつくってコメントを残す運用をしていました。そういう運用をすることで、定性的な情報はATSにストック情報として残せなかったり、Slackで候補者の情報がフローな情報として流れてしまったりするなど問題が生じていました。
結果、その人が今どういうステータスで、どのくらいの年収で、他社でどこを受けているなどの重要な情報が、面接官にも人事にも全然引き継がれない状況が起きてしまいました。どこかで聞いているはずなのに流れてしまったり、途中で変わった情報をキャッチアップできなかったりしてしまい、面接官が見極めやアトラクトをするための情報が取得・伝達できていませんでした。本当ならば応募者の方には入社意欲をもって最終面接に臨んでいただきたいところですが、最終面接のフェーズにまできて見極めとアトラクトの両方をかなり頑張らないといけない、ということが多々ありました。情報がまとまっていないため、面接官が候補者に最適な情報を伝えられず、アトラクトしきれていない状況になってしまっていたためです。

HERP ATSを導入した決め手を教えてください。

今年に入り、人事関連ツールの導入を行うなかで採用予算についても見直しを行いました。その中でこれまで使っていたATSの更新のタイミングも迫っていたため費用感と社内での用途を踏まえて改めて検討し見直しを行いました。ツールを変えると運用フローもガラッと見直すきっかけになる、という想いもあっての再検討でした。

HERP ATSは、もともと使っていたATSよりもリーズナブルな上に、採用管理ツールとしての機能は十分でそれまで使っていたものと変わりはなかったですし、むしろコミュニケーション面ではメリットがあると感じました。今までかかっていた金額のコストが少し浮いた分、チャレンジできることが増えましたし、これまで新たな募集をオープンする時くらいしかできていなかった現場との採用に関するコミュニケーションはタイムラインへのコメントで期待以上に活発化しました。

また、HERP ATSは専用のSlackチャンネルでカスタマーサクセスとやりとりができるので要望が伝えやすく、さまざまな企業の要望をもとに、これからさらにより良いプロダクトになっていきそうだという期待感がありました。導入時にもともと使用していたATSから応募情報の移行をお願いしたのですが、ちゃんと情報が残せて、かつスムーズに移行できたのは安心しましたね。カスタマーサクセス・開発との連携ができているからこそ、可能になった移行プロジェクトだったと感じています。

テンプレート機能とタイムラインを駆使して、候補者の些細な情報もすべてHERP ATSに集約。

個テンプレート機能とタイムラインを駆使して、候補者の些細な情報もすべてHERP ATSに集約
実際に使ってみて、使い心地はいかがでしたか。

候補者の具体的な情報は圧倒的に増えましたね。以前使っていたATSでは残る評価情報がA/B/Cだけだったのが、今では足りないと感じたところや、面接で何を伝えたか・何を聞けたのか、ネクストアクションなどの情報も残せています。 面接官にはそれぞれの面接のフェーズ毎に用意している「評価テンプレート」を使ってもらうことで、タイムリーに変わっていく転職活動の状況や、スコープに入っている企業や業界なども、聞き漏れなくヒアリングできるようになりました。どんなにちょっとしたことでも聞けたことは全てHERP ATSのタイムラインに残しています。以前は担当者によって評価の情報量にばらつきがあったのですが、テンプレートを使うようにしてからは、みんなきちんと情報を記入してくれるようになりました。営業がSalesforceに活動の記録を残していくのと同じような感覚ですね。ようやく面接の型をつくれるようになってきたと感じています。一番大事なのは、こういう型づくりのところを、人事だけがやるんじゃなくて、みんなが使って試してみて、フィードバックできるのがいいところじゃないかなと思います。結果として、今まで「点」でしかなかった情報が、タイムライン上で「線」として繋がり、候補者一人ひとりが立体的に見えてくるようになりました。

またこれまでのATSも選考の進捗は追えたのですが、毎回ログインの必要があったため通常業務の合間で進捗を見る機会が頻繁にもてず、評価以外の「会話」が生まれませんでした。ちょっと嬉しい話だと、例えば、「志望動機がエモくて泣きそう」みたいなコメントに対して、「同じタイミングで読んでました。いいですよね。」というような会話がタイムライン上でされることもありました。そのほかにも、面談などに新たに担当者をアサインした場合でも、これまでの履歴が確認しやすいので自分がアサインされた背景を理解しやすくなりましたし、これまで候補者の情報を面接直前に私から口頭で共有をしなくとも、HERP ATSに記載のある情報でアトラクトができるような状態になりました。選考の状況をみんなすべて把握しやすくなったからです。

HERP ATSのタイムライン上で候補者一人ひとりに対して、評価以外の「会話」が生まれるようになりました。HERP ATSのタイムライン上で候補者一人ひとりに対して、評価以外の「会話」が生まれるようになりました。

さらに、以前はATS自体「あまり見られない」という課題がありました。毎回ログインが必要なことや面接依頼、更新の通知が担当するメンバーにメールで届くのですが、社内のコミュニケーションはSlackなので、改めて人事の方で更新した旨をSlackで連絡する必要がありました。
HERPではSlackでメンションが飛ぶので、人事の手作業の工数も減りましたし、コミュニケーションがスムーズになりました。今の弊社のフェーズで重視すべきなのは、日常的に見たくなることだったり、ログインのしやすさだったり、コミュニケーションがスムーズになったりすることだと思っていたので、結果的にHERP ATSに変えて素直によかったなと感じます。

以前よりも格段に採用に関するコミュニケーションが取りやすくなり、現場メンバーも採用のことを口にする機会が増えています。
実際、HERP ATSを使っている面接官からは、「コミュニケーションがしっかり残せるのは良い」「ログインしなくていいのが楽」という声をもらっていますね。現場が喜んでくれて、導入した甲斐があったと思います。

「組織のDNA」はATSに宿る。現場メンバーを採用に巻き込みたい企業にすすめる「HERP ATS」

どういう企業にHERP ATSの導入を勧めますか。

ATS自体は採用に取り組むと決まったら、早いタイミングで導入する方がいいと思います。なぜかというと、採用に関する全てのコミュニケーションを残していくことで、ATS上にその会社ならではの「組織のDNA」も残されていくと思うからです。

まだまだ「組織づくりや採用=人事の仕事」という認識が根深く、そこで苦労する人事担当も多いと思いますが、 現場を巻き込んだ採用にシフトしたい企業や人事担当には、ぜひおすすめしたいですね。ここは現場の力が必要とか、ここは経営が必要とか、口では言いにくかったり巻き込みづらかったりするので、HERP ATSで人をアサインしていって、コミュニケーションをオープンにしていくことで、組織づくりや採用を人事だけの仕事ではなく会社全体のものとして捉えやすくなると思います。

HERP ATS導入企業様の事例紹介

ベンチャーから大手まで多くの企業様にHERP ATSを活用いただいています

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