内定到達率5倍を実現!候補者一人ひとりに向き合う採用へ転換したデジタリフトの採用活動に迫る

株式会社デジタリフト
取締役・AE Div統括 鹿熊 亮甫 様
株式会社デジタリフト HERP Hireインタビュー 取締役・AE Div統括 鹿熊 亮甫 様
株式会社デジタリフトについて教えてください。

クライアントに対し、広告運用に限らず、総合的なデジタルマーケティングを提供しています。
クライアントの「CdMO」を担うというコンサルティング機能と、自立型広告運用である「アジャイル型広告運用」のハイブリットで多くのクライアントをサポートしています。
デジタル広告の役割は、クライアントの「情報を届けたい」気持ちとエンドユーザーの「情報が欲しい」気持ちをつなぎ合わせること。双方の利益最大化を目指し、統合的なマーケティング支援をおこなっています。

月500応募あるのに採用決定に至らない...情報も担当者の質もバラバラだった混沌時代

これまでの採用活動について教えてください。

昨年秋までの採用は、主要な掲載型の求人媒体を5個ほど複数使うことで、毎月500ほどの応募が集まっていました。当時は求人媒体から流入してくる応募の書類選考・日程調整の対応で精一杯な状況でした。そこで、各部署のリーダーに採用に参画してもらい、媒体ごとに担当をつけ選考を行っていました。しかし、媒体によって応募数は異なっていたので業務負荷に差がありましたし、全員メイン業務と兼務していたこともあり、候補者への対応品質・スピードともにもばらつきがありました。また、当時はスプレッドシートで応募の管理をしていたのですが、月に数百の応募があると数が多すぎて適切に管理ができず、さらに他のメンバーに必要な情報を引き継げないという事態が起きており、管理方法に限界を感じていました。

30分間の面談が一人あたり1日4~6件組まれるという時期もあり、採用活動の改善や候補者体験の改善に気が回せる状態ではありませんでした。結果として、数日の連絡遅れが発生し、もっと早く連絡していれば次回選考に進んでもらえたであろう方からの選考辞退が発生していたこと、落とすべきではない人を書類選考の段階で落としてしまっていた可能性も考えると、反省すべき点も多かったと考えていました...。自社に合った人をきちんと見つけ、採用決定に繋げるべく、選考フローの見直しや選考基準の標準化を含む仕組みづくりの必要性を強く感じるようになっていきました。

採用管理システムの導入で情報を一元化。事務作業工数カットによる効率化が可能に

採用管理システムの導入で情報を一元化。事務作業工数カットによる効率化が可能に
採用の仕組み作りはどのように始められたのですか。

まずは情報の一元化による採用業務の効率化を実現しないと、本質的な改善を実施する余裕が生まれないので、採用管理ツールの導入を検討しました。いくつかのサービスの話を聞いていたのですが、自社の目指す採用の方向性に HERP Hire が合っていると感じ、2019年9月から導入しました。弊社がベンチャーであることから機動性やスピード感、特に情報伝達の速さを重視する中で HERP の slack 連携に魅力を感じました。また、開発のマイルストーンが明確になっており今後のサービスの進化に期待が持てたこと、さらに要望もきちんと受け取っていただけそうであることもサービスを選ぶ上での決め手になりました。

自社のメンバーがやるべきこととそうではないことに線を引いて業務整理を行い、HERP導入時期に合わせてRPO(採用のアウトソーシング)の導入も行なったことで、応募から面接の日程調整までの事務的な工数が丸々カットされました。結果的に月に10時間×3人分の工数が浮きました。

事務的な工数を削減できたことで、採用活動の改善を回せるようになりました。特徴的なのは、それまでは30分で行っていた面接を1時間に変更し、候補者に時間をかけて向き合うことができるようになったことです。のちに改善の経緯を詳しくお伝えしますが、今ではHERPに選考で何を話したのかを詳しく記録し、その後の選考官に情報共有をできているので、選考官は候補者がどんな方なのかわかった状態で選考に望んでいますし、誰がどの選考で何を聞くべきか明確にしたので「すでに別の選考官から聞いたことを重ねて聞いてしまう」など候補者体験が損ねられることがないよう配慮して選考を実施できています。

事務的な工数削減から、採用の再現性のある仕組みづくりと質の向上へ

採用活動の改善について詳しく教えてください。

効率化で時間が生まれ、採用体制の新たな土台作りと戦略づくりが可能になりました。
以前は「量」がかさんでしまい、一人ひとりに向き合った採用をできていなかったので、「質」の向上を目指しました。少ない応募量でも自社にマッチした質の高い応募を集めるということもそうですし、僕たちの選考プロセスの質を高め、候補者の方から辞退されない選考を行えるようになることを目指して施策を打ちました。
具体的には、掲載型の媒体以外の経路での募集を始め、自社にあう経路を探すことや、選考の体験や見極めの質をあげるべく抜本的に選考プロセスを見直すことを行いました。それぞれ詳しくお伝えしていきたいと思います。

効果のない媒体をカットし採用経路を一新。信頼できるエージェントを見つけたことで書類選考通過率が2倍に

まず一つ目の採用経路の見直しについて教えてください。

採用管理業務の効率化で生まれた時間で最初に着手したのは、媒体中心の採用活動からの転換でした。媒体のみの採用を行う中で、書類通過率が12%、応募から内定に至るまでが0.2%とかなり低い通過率だったため、応募の量を取りに行くのではなく、応募の質つまり自社にマッチした応募を狙って取りにいける手法への転換を目指しました。

エージェントやダイレクトリクルーティング型の求人媒体の活用を開始し、応募数は以前よりも少なくなったものの、書類通過率が28%に改善しました。特に、知り合いから紹介していただいたエージェントとの相性が非常によく、今では数社のエージェントによる紹介が採用経路の主軸になっています。媒体を活用していた時代にさまざまな媒体に手を広げすぎた反省もあり、エージェントは1社1社関係性を築きたいと思える会社に絞ってお付き合いしています。人としてお互い好きでいられる方であれば、自然と僕の人となりや会社についてよく理解していただけるので、紹介の質が高い状態を実現できているのではないかと感じます。

選考プロセスの再定義で面接官同士の目線合わせが可能になり、見極め精度が向上。マッチした人を逃さない採用体制に

選考プロセスの再定義で面接官同士の目線合わせが可能になり、見極め精度が向上。マッチした人を逃さない採用体制に
次に二つ目の採用経路の見直しについて教えてください。

選考プロセスの見直しでは「自分たちが採用したいと定義した人たちを見極められる質問ができること」を目指しました。

最初に着手したのは、属人化していた選考内容の可視化・傾向の分析です。HERPを導入したことにより、応募者ごとのタイムライン機能で誰がどの選考で何を質問しどう評価したのかをログで残せるようになりました。また、残したコメントログをCSVでダウンロードできたので検証を進めやすかったです。選考結果を簡易に記入する形でスプレッドシートで管理していた時代ではなし得なかったでしょう。

選考内容の可視化・傾向分析とは、具体的にどのように進められたのですか?

まずは、選考官による質問を「コミュニケーション力」や「スキル」などの評価軸により抽出し、選考官ごとの質問内容の傾向を定量的に可視化しました。これにより、選考において各社員が重要視している要素が言語化できたのです。採用時は自社の「行動規範」とのフィットを重視している点も念頭に、何をどの程度聞けばよいのかなどの質問項目を全社的に標準化していきました。

面接官ごとの選考内容の可視化・分析イメージ面接官ごとの選考内容の可視化・分析イメージ

評価観点の抽出では、選考官によって注目している要素に偏りがあることが分かりましたし、カルチャーマッチや専門性に関わる話など本来聞くべきであったのに選考中に聞き漏らしていることなども明らかとなりました。

以前は選考が属人化しており、採用の全体感における各質問の意図が明確ではありませんでした。しかし、選考時の質問項目を標準化したことで一次では1質問1回答で聞ける内容、二次面接は経験を深掘りできる内容へ変更するなどの見直しが可能になり、選考の内容がより濃いものになりました。さらに各分野の質問力に応じて適切な選考官をアサインをすることが可能になり、見極め精度も向上しました。基準が明確化され見るべきポイントが誰でもわかるようになったので、今後より多くの社員が選考に参加しやすい環境が整ったと感じます。

応募から内定までの効率が5倍に

多くの施策に取り組まれていらっしゃいますが、昨年秋からの半年間でどのような成果が出ているのですか?

結果として、応募から最終面接まで到達する効率は非常に上がり、昨年8-9月頃と比べて今年4月以降の数値は5倍に向上しました。応募の時点でマッチした人の採用が多くなったこと、選考基準が統一されて選考を通過させるべき人を通過させられるようになったことが大きいと思います。今後は選考プロセスのさらなる向上、内定から内定承諾率を上げていくことを目指したいと思っています。

リモート環境でも精度を落とさず採用を推進できる強い組織に

選考がリモート化している傾向にありますが、貴社では何か取り組まれたことはありますか?

以前からリモート環境で選考を行うことはあり、特別な対応をとっていることはありません。ですが、選考プロセスを標準化していた甲斐あってリモート中心の採用体制にシフトした際にも混乱なくかつ質を落とすことなく選考を進められていると感じます。機動性・再現性のある選考プロセスの実現には採用情報の一元化と見直しが不可欠ですね。

HERP Hire導入企業様の事例紹介

採用管理(ATS)部門 顧客満足度No.1

※ITreview GRID AWARD 2020 Winter

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