【スクラム採用 少人数勉強会レポート】月間30時間の作業時間を削減!戦略人事に転換するまでの裏側(ゲスト 株式会社ユニラボ 門野様)

【スクラム採用 少人数勉強会レポート】月間30時間の作業時間を削減!戦略人事に転換するまでの裏側(ゲスト 株式会社ユニラボ 門野様)
株式会社ユニラボ 経営企画部 採用担当 門野 妹 様
株式会社HERP 取締役COO 徳永 遼

本勉強会について
本勉強会ではスクラム採用の考え方や具体的な成功事例を詳しくお伝えしています。今回はスクラム採用を実践している株式会社ユニラボの門野様をゲストに迎え、HERP ATSを導入後、月間30時間の作業時間を削減し、戦略人事に転換するまでの裏側についてお話いただきました。

スクラム採用とは
近年、企業と採用候補者の最初の接点が、社員からの紹介・SNS・イベントなど人事部の管轄外で発生するケースが増加しています。スクラム採用とは、この多様化された採用チャネルに対応するために「得意な人が得意な領域を担当する」という考えに基づき、人事部以外の社員もスクラムを組み、採用活動に参加し、採用結果の責任まで負うことで採用効率を高める株式会社HERPが提唱する採用手法です。

アジェンダ
1. 勉強会のゴール、HERPの紹介
2. テーブルごとに自己紹介・採用状況・採用管理方法のシェア
3. 月間30時間の作業時間を削減!戦略人事に転換するまでの裏側
4. 採用タスクにどれくらい費やしている?業務時間可視化ワーク
5. 質疑応答、個別相談

ATSの導入メリットとは

株式会社HERP 取締役COO 徳永(以下、徳永):皆さま、本日はお集まりいただき、ありがとうございます。第6回目になる「スクラム採用勉強会」ですが、今回は株式会社ユニラボの門野さんにお越しいただいていますので、より具体的な事例もお伝えできればと思います。

まだATSを導入されていない方もいらっしゃるようなので、簡単に説明させていただくと、ATS=Applicant Tracking Systemの略で、候補者の進捗管理をすることが主な目的ですが、できることは大きく4つあります。

採用プロセス全体の管理を行うことができる採用担当必須のツール

ATSを導入すると「採用力向上」と「コストの削減」という観点からメリットがあります。まず、求人票の管理がしやすくなり、自社サイトや媒体、エージェントへ最新の情報を共有しやすくなるため、応募数が増加します。
また、情報を共有しやすくなることで、社内や候補者とのより良いコミュニケーションが取れるようになり、選考プロセスが改善されます。HERP ATSの場合、SmartHRと連携しているため、内定決定後の労務への連携もスムーズに行うことができます。結果として、採用コスト、コミュニケーションにかかる時間的なコストも削減することが可能です。

ATS導入のメリット

「職種起点のジョブ型採用」に適するこれからのATSとは

徳永:今まで人事が主導となり、所謂「新卒一括総合職採用」で、入社後に研修をしてから配属するのが一般的な採用活動だったかと思いますが、これからはより職種を起点としたジョブ型の採用が主流になっていくのではないかと考えています。
職種を起点とする採用活動を行うには、採用段階から職種ごとの特性を踏まえた採用活動をする必要があり、そのためには現場の協力が必要不可欠です。人材要件の設計や、その要件を満たす人を採用するための施策を企画し、選考までを現場の社員が主導する採用活動に変わっていくべきだと考えており、僕らが「スクラム採用」と謳っているのはそういう背景があります。

採用活動の形が変わっていく中で、ATSは候補者の管理だけでなく、採用情報・成果をオープンにするツールとして捉えられるべきであり、これから導入を検討される場合は、ただ採用管理の効率化だけを考えるのではなく、今後実現したい採用活動の方向性に合うATSを選ぶことがATS導入の成功の秘訣だと思います。

では早速、ユニラボでのATS導入事例についてお伺いできればと思います。門野さんお願いします。

ユニラボでのATS導入事例 〜戦略人事になるまでの裏側〜

株式会社ユニラボ 経営企画部 採用担当 門野 妹 様

株式会社ユニラボ 採用担当 門野氏(以下、門野):株式会社ユニラボの門野と申します。本日は「月間30時間の作業時間を削減!戦略人事に転換するまでの裏側」と題しまして、導入前の採用管理の状況と、HERP導入によって削減できた30時間の業務の内訳をお伝えします。あとは、採用担当がATS導入を社内に提案し、承認を取る方法などもお話できればと思います。

HERP導入前は、中途採用・アルバイト採用・インターン採用・業務委託などさまざまな雇用形態の採用活動を行うために、求人媒体は最大で18媒体を利用していました。エージェントとはメールでやりとりを行い、面接の進捗状況などの採用管理はスプレッドシートで行っていました。

カオスな業務状況だったために、面接の日程調整で1日が終わってしまったり、大事な広告費をうん十万ほど擦ったりするなど、しくじり先生みたいなエピソードがたくさんあります(笑)。当時は採用担当が一人だったので、業務量の多さが周りに伝わりにくかったのも、業務過多になっていた理由の1つにあると思います。

HERPを導入した背景

目の前の業務に追われ、企画を考えたり、数値を分析したりすることに十分にできていなかったことから、頭を使う時間を確保するためにATS導入を検討しました。
HERP ATSは当時利用していた3つの媒体とすでに自動連携をしていたことや、提唱している「スクラム採用」というビジョンに共感して導入を考えたのですが、最初に代表に提案したときは決裁が降りませんでした。当時、採用担当は私1人だったのですが、人事が少人数の会社は特に月額数万円のツールを導入する判断がされにくいのではないかと思います。

私が決裁をとるためにやったことは3つあります。

メリット詳細:事務作業時間の削減について

①メリットを明確に示す
決裁者が気になるのは、今後の採用活動のビジョンや将来性だと思うので、削減できる時間を明確に示し、空いた工数で今後の取り組むべきことをわかりやすく伝えました。

②運用イメージを沸かせる
実際にどのくらい便利になるかイメージを持つことで説得力も増すので、無料トライアルなどで試しに使ってみて、運用イメージを沸かせました。

③比較表をつくって相見積もり
弊社が「アイミツ」という一括で見積もり、資料請求ができるビジネスマッチングサイトを運営しているため、社内でシステムを導入するときも必ず相見積もりをしないといけないルールがあります(笑)。私は4社で相見積もりを取り、機能や費用を比較検討しました。

とにかくHERP ATSを触ってもらい、社内のATS活用を促進

無事決裁が降り、導入後にまずやったのは、社内向けのHERP ATS説明会です。弊社の採用活動の特徴でもあるのですが、導入前から私自身は面接はしておらず、現場の社員を巻き込んで面接を行っていました。そのため、採用に関わるメンバーが積極的にHERP ATSを利用してくれることが活用を促進する鍵だと考え、HERP ATSの導入の目的・導入による今後の業務の流れを掴んでもらうために説明会を実施しました。
採用に関して何を質問をされても「HERPに書いてあります」と答えたり、週1回の代表との進捗確認をHERPを見ながら行ったりするなど、できるだけ多くの社員にHERP ATSを触ってもらうことを徹底しました。

HERP導入の流れ

これからは「短期施策 → 長期施策」へ

株式会社ユニラボ 経営企画部 採用担当 門野 妹 様

結果としては、月30時間の作業時間を削減できただけでなく、工数が見える化されて、アルバイトの採用メンバーや人事責任者を採用することの必要性が理解され、人事チームとして動くようになりました。採用も順調に進み、3ヶ月で中途社員10名入社に至りました。また、社員からリファラルでの紹介が増え、そこから3名に入社していただくことができました。
また、社外向けイベントの開催や媒体情報ののブラッシュアップなど、長期施策にも時間が当てられるようになったのは、HERPさんのお陰だと思っています。

ATSによる効果可視化ワーク

ATSによる効果可視化ワーク

「業務時間可視化ワーク」の時間には、ATS活用により自社ならどの程度時間の効率化ができるかを可視化し、削減できた時間を何に使えそうか考えるようなワークを行いました。参加者の皆さまにも積極的に発言いただきながら、活発な議論がされました。ご参加いただきまして、ありがとうございました!

HERP ATS導入企業様の事例紹介

ベンチャーから大手まで多くの企業様にHERP ATSを活用いただいています

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